# Buku Panduan Pengguna
## Sistem Thesis Management FH UMI

Versi: 1.0  
Tanggal: 09 Maret 2026

Dokumen ini disusun dari implementasi aplikasi saat ini (route, controller, view), agar operasional harian sesuai tampilan sistem.

## 1. Tujuan Sistem

Sistem mengelola alur tugas akhir mahasiswa:

1. Proposal judul
2. Penetapan pembimbing + SK
3. Seminar Proposal (Sempro)
4. Seminar Hasil (Semhas)
5. Ujian Skripsi
6. Dokumen akhir: BA Ujian Skripsi + Surat Yudisium Mahasiswa

## 2. Peran Pengguna

1. Admin / Super Admin
2. Staf Prodi
3. WD1
4. Ketua Bagian (Kabag)
5. Dosen
6. Mahasiswa

## 3. Alur Inti End-to-End

1. Mahasiswa ajukan proposal.
2. WD1 approve judul.
3. Kabag usulkan pembimbing, WD1 finalisasi pembimbing (SK terbit).
4. Mahasiswa registrasi Sempro, Kabag validasi, WD1 tetapkan penguji, Prodi jadwalkan, dosen nilai, Prodi proses BA Sempro.
5. Mahasiswa registrasi Semhas, Kabag validasi, WD1 tetapkan penguji, Prodi jadwalkan, dosen nilai, Prodi proses BA Semhas.
6. Mahasiswa registrasi Ujian Skripsi, Kabag validasi, WD1 tetapkan penguji, Prodi jadwalkan, dosen nilai/finalisasi.
7. Prodi input BA Ujian + Surat Yudisium (nomor/tanggal), lalu dokumen akhir tersedia lintas role.

## 4. Status Umum yang Digunakan

1. Review dokumen: `PENDING`, `APPROVED`, `REJECTED`.
2. Hasil sidang: `TANPA_PERBAIKAN`, `DENGAN_PERBAIKAN`, `ULANG`.
3. Tahap proses: menunggu review, terjadwal, selesai, mengulang (sesuai state modul).

## 5. Peta Menu & URL per Role

## 5.1 Mahasiswa

1. Dashboard: `/mhs/dashboard`
2. Proposal: `/mhs/proposal`
3. Seminar Proposal: `/mhs/sempro`
4. Seminar Hasil: `/mhs/semhas`
5. Ujian Skripsi: `/mhs/ujian`
6. Konsultasi Proposal: `/mhs/consultation-proposal`
7. Konsultasi Hasil: `/mhs/consultation-hasil`
8. Konsultasi Skripsi: `/mhs/consultation-skripsi`
9. Upload Dokumen: `/mhs/upload`
10. Download Dokumen: `/mhs/download`
11. Status Skripsi: `/mhs/status`

## 5.2 Ketua Bagian

1. Dashboard: `/kabag/dashboard`
2. Usulan Pembimbing: `/kabag/pembimbing`
3. Validasi Sempro: `/kabag/sempro`
4. Validasi Semhas: `/kabag/semhas`
5. Validasi Ujian Skripsi: `/kabag/validasi-ujian`
6. Dokumen Akhir Ujian: `/kabag/dokumen-ujian-final`

## 5.3 WD1

1. Dashboard: `/wd1/dashboard`
2. Dashboard Kanban: `/wd1/dashboard-kanban`
3. Approval Judul: `/wd1/judul`
4. Laporan Pengajuan Judul: `/wd1/pengajuan-judul`
5. Penetapan Pembimbing: `/wd1/pembimbing`
6. SK Pembimbing: `/wd1/sk-pembimbing`
7. Penetapan Penguji Sempro: `/wd1/penguji-sempro`
8. Penetapan Penguji Semhas: `/wd1/penguji-semhas`
9. Penetapan Penguji Ujian: `/wd1/penguji-ujian`
10. SK Penguji: `/wd1/sk-penguji`
11. Monitoring Beban Pembimbing: `/wd1/beban-pembimbing`
12. Monitoring Beban Penguji: `/wd1/beban-penguji`
13. Laporan Pelaksanaan Ujian: `/wd1/laporan-pelaksanaan`
14. Matriks Beban Dosen: `/wd1/matriks-beban-dosen`
15. Progress Tugas Akhir: `/wd1/monitoring-progres-dokumen`
16. Dokumen Akhir Ujian: `/wd1/dokumen-ujian-final`

## 5.4 Staf Prodi

1. Dashboard: `/prodi/dashboard`
2. Proposal Eligibility: `/prodi/proposal`
3. Registrasi Sempro: `/prodi/sempro`
4. Registrasi Semhas: `/prodi/semhas`
5. Registrasi Ujian: `/prodi/ujian`
6. Jadwal Sempro: `/prodi/jadwal-sempro`
7. Jadwal Semhas: `/prodi/jadwal-semhas`
8. Jadwal Ujian: `/prodi/jadwal-ujian`
9. BA Sempro: `/prodi/ba-sempro`
10. BA Semhas: `/prodi/ba-semhas`
11. BA Ujian: `/prodi/ba-ujian`
12. Monitoring Mengulang: `/prodi/mengulang`
13. Status Mahasiswa: `/prodi/status`
14. Progress Tugas Akhir: `/prodi/monitoring-progres-dokumen`
15. Matriks Beban Dosen: `/prodi/matriks-beban-dosen`

## 5.5 Dosen

1. Dashboard: `/dosen/dashboard`
2. Bimbingan: `/dosen/bimbingan`
3. Mahasiswa Ujian: `/dosen/ujian`
4. Penilaian Seminar/Ujian: `/dosen/penilaian`
5. Dokumen Akhir Ujian: `/dosen/dokumen-ujian-final`

## 5.6 Admin

1. Dashboard: `/admin/dashboard`
2. Mahasiswa: `/admin/students`
3. Dosen: `/admin/dosen`
4. Konsentrasi: `/admin/konsentrasi`
5. Ruangan: `/admin/ruangan`
6. Ketua Bagian: `/admin/ketua-bagian`
7. Template Dokumen: `/admin/template`
8. Aturan Periode: `/admin/periode`
9. Master Dekan: `/admin/dekan`
10. Pengaturan WD1: `/admin/wakil-dekan-1`
11. Users: `/admin/users`
12. Roles: `/admin/roles`
13. Workflow State/Transition: `/admin/state`

## 6. Panduan Operasional per Role (Menu + Tombol)

## 6.1 Mahasiswa

### A. Proposal (`/mhs/proposal`)

Tombol utama:

1. `Ajukan Proposal`
2. `Lanjutkan Edit Draft`
3. `Preview PDF`
4. `Batalkan Pengajuan` (sesuai status)
5. `Perbaiki & Ajukan Ulang` (saat ditolak)
6. `Preview SK Penetapan Pembimbing`
7. `Download SK Penetapan Pembimbing`

Langkah:

1. Isi draft proposal.
2. Klik `Preview PDF` untuk cek format.
3. Klik `Ajukan Proposal`.
4. Pantau status sampai WD1 approve.

### B. Registrasi Sempro (`/mhs/sempro/create`)

Tombol utama:

1. `Preview Surat Permohonan Ujian Seminar Proposal`
2. `Download PDF`
3. `Kirim Registrasi Sempro`
4. `Batal`

Langkah:

1. Upload seluruh persyaratan Sempro.
2. Cek preview surat permohonan.
3. Klik `Kirim Registrasi Sempro`.

### C. Halaman Sempro (`/mhs/sempro`)

Tombol utama:

1. `Registrasi Sempro`
2. `Upload Berita Acara Sempro (Manual)`
3. `Lihat Upload BA Sempro`
4. `Upload Rekom Perbaikan Proposal`
5. `Preview Persetujuan Rekom Perbaikan`
6. `Lanjut ke Seminar Hasil`
7. `Preview` dokumen (modal)

Catatan:

1. Jika dokumen ditolak, upload ulang pada dokumen yang ditolak saja.
2. Status dokumen mengikuti review Kabag/Prodi sesuai tahap.

### D. Registrasi Semhas (`/mhs/semhas/create`)

Tombol utama:

1. `Preview Surat Permohonan Ujian Seminar Hasil`
2. `Download PDF`
3. `Kirim Registrasi Seminar Hasil`
4. `Batal`

### E. Halaman Semhas (`/mhs/semhas`)

Tombol utama:

1. `Registrasi Seminar Hasil`
2. `Buka Konsultasi Hasil`
3. `Upload Berita Acara Semhas (Manual)`
4. `Lihat Upload BA Semhas`
5. `Upload Ulang` (jika ada dokumen reject)
6. `Preview` dokumen (modal)

### F. Registrasi Ujian Skripsi (`/mhs/ujian/create`)

Tombol utama:

1. `Preview Surat Permohonan Ujian Skripsi`
2. `Download PDF`
3. `Kirim Registrasi Ujian Skripsi`
4. `Batal`

### G. Halaman Ujian Skripsi (`/mhs/ujian`)

Tombol utama:

1. `Registrasi Ujian Skripsi`
2. `Upload Ulang Dokumen Ditolak Ketua Bagian`
3. `Simpan Upload Ulang`
4. `Preview` dokumen (modal)
5. `Buka Konsultasi Skripsi`
6. `Upload Dokumen`

Catatan:

1. Setelah semua dokumen valid, tahapan lanjut ke WD1 untuk penetapan penguji.
2. Dokumen akhir BA Ujian dan SK Yudisium tampil setelah diproses Prodi.

### H. Konsultasi (`/mhs/consultation-*`)

Tombol utama:

1. `Tambah Konsultasi`
2. `Print`
3. `Upload lampiran`

Jenis:

1. Proposal
2. Hasil
3. Skripsi

### I. Upload/Download Dokumen

1. Upload: `/mhs/upload` -> tombol `Upload`, `Buka Proposal`, `Buka Download`
2. Download: `/mhs/download` -> tombol `Download`, `Preview`

### J. Status Skripsi (`/mhs/status`)

Digunakan untuk melihat status lintas tahap dan aksi cepat yang disediakan sistem.

## 6.2 Ketua Bagian

### A. Usulan Pembimbing (`/kabag/pembimbing`)

Tombol utama:

1. `Ubah` / `Usulkan Pembimbing`
2. `Simpan Usulan`
3. `Tutup`

Langkah:

1. Pilih proposal pada antrian.
2. Isi pembimbing utama/anggota.
3. Simpan usulan, WD1 akan finalisasi.

### B. Validasi Sempro (`/kabag/sempro`)

Tombol utama:

1. `Preview Dokumen`
2. `Download Dokumen`

Fungsi:

1. Monitoring hasil sempro.
2. Cek BA Sempro dan dokumen rekom bila ada revisi.

### C. Validasi Semhas (`/kabag/semhas`)

Tombol utama:

1. `Tinjau` (membuka modal `Review Ketua Bagian`)
2. `Simpan Keputusan`
3. `Preview Dokumen`
4. `Download Dokumen`

Langkah:

1. Review dokumen registrasi per item.
2. Set status dokumen `APPROVED/REJECTED`.
3. Simpan keputusan tahap.

### D. Validasi Ujian (`/kabag/validasi-ujian`)

Tombol utama sama seperti Semhas (modal review dokumen per item + simpan keputusan).

Aturan:

1. Jika 1 dokumen `REJECTED`, mahasiswa upload ulang dokumen itu.
2. Dokumen yang sudah `APPROVED` tetap approved.

### E. Dokumen Akhir Ujian (`/kabag/dokumen-ujian-final`)

Tombol utama:

1. `Preview` BA Ujian
2. `Download` BA Ujian
3. `Preview` Surat Yudisium
4. `Download` Surat Yudisium

## 6.3 WD1

### A. Approval Judul (`/wd1/judul`, `/wd1/pengajuan-judul`)

Tombol utama:

1. `Approve`
2. `Reject`
3. `Export`
4. `Refresh`

### B. Penetapan Pembimbing (`/wd1/pembimbing`)

Tombol utama:

1. `Tetapkan Pembimbing` (modal)
2. `Refresh`
3. `Tutup`
4. `Tetapkan Pembimbing` (submit modal)

Langkah:

1. Tinjau usulan Kabag.
2. Tetapkan pembimbing utama/pendamping.
3. Simpan finalisasi.

### C. SK Pembimbing (`/wd1/sk-pembimbing`)

Tombol utama:

1. `Preview`
2. `Download SK`
3. `Refresh`

### D. Penetapan Penguji (`/wd1/penguji-sempro`, `/wd1/penguji-semhas`, `/wd1/penguji-ujian`)

Tombol utama:

1. `Review Dokumen` / `Tetapkan Penguji` (sesuai mode)
2. `Simpan Review` (khusus dokumen sempro)
3. `Simpan Penetapan`
4. `Lihat SK Penguji`
5. `Refresh`

Komposisi tim (sesuai implementasi terbaru):

1. Ketua Sidang (otomatis dari ketua pembimbing)
2. Ketua Penguji
3. Penguji 1
4. Penguji 2

### E. SK Penguji (`/wd1/sk-penguji`)

Tombol utama:

1. `Preview`
2. `Download`

### F. Monitoring WD1

1. `/wd1/beban-pembimbing` dan `/wd1/beban-penguji`
2. `/wd1/laporan-pelaksanaan` (preview bukti pelaksanaan)
3. `/wd1/matriks-beban-dosen`
4. `/wd1/monitoring-progres-dokumen`
5. `/wd1/dokumen-ujian-final`

## 6.4 Staf Prodi

### A. Proposal Eligibility (`/prodi/proposal`)

Tombol umum:

1. Set/Revoke eligibility proposal.
2. Filter dan aksi batch.

### B. Registrasi Tahap (`/prodi/sempro`, `/prodi/semhas`, `/prodi/ujian`)

Tombol utama:

1. `Kelola Jadwal`
2. `Input Berita Acara`
3. `Jadwalkan` (jika syarat terpenuhi)
4. `Belum Bisa Dijadwalkan` (disabled bila penguji/syarat belum lengkap)

### C. Penjadwalan (`/prodi/jadwal-sempro`, `/prodi/jadwal-semhas`, `/prodi/jadwal-ujian`)

Tombol utama:

1. `Cek Persyaratan`
2. `Pengaturan Jadwal`
3. `Simpan Jadwal`
4. `Lihat Dokumen` (preview)
5. Review dokumen: `Sudah Oke` / `Belum Sesuai`

### D. Berita Acara (`/prodi/ba-sempro`, `/prodi/ba-semhas`, `/prodi/ba-ujian`)

Tombol utama:

1. `Aksi` (simpan keputusan)
2. `Isi Catatan & Detail` / badge detail
3. `Preview BA Mahasiswa`
4. `Simpan` (modal detail BA Ujian)
5. `Regenerate` (jika tersedia)

Khusus BA Ujian:

1. Input nomor dan tanggal BA Ujian.
2. Input nomor Surat Yudisium.
3. Input tanggal keputusan/tanggal yudisium.
4. Setelah tersimpan, dokumen final tersedia lintas role.

### E. Monitoring Prodi

1. `/prodi/status`: progress per mahasiswa per tahap.
2. `/prodi/mengulang`: list kasus ujian ulang.
3. `/prodi/monitoring-progres-dokumen`: semua dokumen final tahap akhir.
4. `/prodi/matriks-beban-dosen`: matriks pembimbingan/pengujian.

## 6.5 Dosen

### A. Dashboard (`/dosen/dashboard`)

Tombol utama:

1. `Lihat Bimbingan`
2. `Penilaian`
3. `Lihat Ujian`
4. `Preview Undangan`

### B. Bimbingan (`/dosen/bimbingan`)

Tombol utama:

1. `Detail`
2. `Approve`
3. `Reject`
4. `Reset` filter
5. `Preview Undangan`
6. `Download` undangan

### C. Penilaian (`/dosen/penilaian`)

Tombol utama:

1. `Buka Penilaian`
2. `Reset`

Pada form (`/dosen/penilaian/{tahap}/{id}`):

1. `Simpan & Submit Nilai Saya`
2. `Finalisasi & Generate BA Final` (khusus Ketua Sidang, aktif setelah semua penilai submit)
3. `Lihat Foto Bukti`
4. `Preview` dokumen pendukung

### D. Mahasiswa Ujian (`/dosen/ujian`)

Tombol utama:

1. `Preview Undangan`
2. `Download` undangan

### E. Dokumen Akhir Ujian (`/dosen/dokumen-ujian-final`)

Tombol utama:

1. `Preview`
2. `Download` BA Ujian / Surat Yudisium

## 6.6 Admin

### A. Dashboard (`/admin/dashboard`)

Tombol utama:

1. `Kelola Periode`
2. `State Machine`
3. `Template Dokumen`
4. `Kelola Ruangan`

### B. Master Mahasiswa (`/admin/students`)

Tombol utama:

1. `Tambah Mahasiswa`
2. `Import XLSX`
3. `Download Template XLSX`
4. `Preview` (sebelum submit import)
5. `Submit` (import)
6. Aksi row: `Edit`, `Delete`

### C. Master Dosen (`/admin/dosen`)

Tombol utama:

1. `Tambah Dosen`
2. `Import XLSX`
3. `Download Template XLSX`
4. `Preview` -> `Submit` import
5. Aksi row: `Edit`, `Delete`

### D. Users (`/admin/users`)

Tombol utama:

1. `Tambah User`
2. `Reset Filter`
3. Aksi row: `Edit`, `Delete`

### E. Ketua Bagian (`/admin/ketua-bagian`)

Tombol utama:

1. `Tambah Penugasan`
2. `Reset`
3. Aksi row: `Edit`, `Delete`

### F. Template Dokumen (`/admin/template`)

Tombol utama:

1. `Tambah Template`
2. `Reset`
3. Aksi row: `Edit`, `Delete`

### G. Aturan Periode (`/admin/periode`)

Tombol utama:

1. `Tambah Aturan Periode`
2. Aksi row: `Edit`, `Delete`

### H. Penandatangan

1. Master Dekan: `/admin/dekan` -> tombol `Simpan Data Dekan`
2. Wakil Dekan I: `/admin/wakil-dekan-1` -> tombol `Simpan`

## 7. Checklist Dokumen per Tahap

## 7.1 Seminar Proposal

1. Surat Permohonan Ujian Seminar Proposal
2. Lembar Persetujuan Pembimbing
3. Bukti Pembayaran Ujian Proposal
4. Surat Keterangan Mengaji
5. Fotokopi SK Pembimbing-Judul
6. Lembar Konsultasi Komisi Pembimbing

## 7.2 Seminar Hasil

1. Surat Permohonan Ujian Seminar Hasil (opsional administratif)
2. Fotokopi BA Ujian Seminar Proposal
3. Persetujuan Rekomendasi Perbaikan Proposal (wajib bila keputusan Sempro = dengan revisi)
4. Bukti Pembayaran Ujian Seminar Hasil
5. Surat Keterangan Telah Meneliti (opsional)
6. Surat Keterangan Bebas Pustaka
7. Bebas Akademik 0 Kredit
8. Persetujuan Pembimbing
9. Lembar Konsultasi Komisi Pembimbing
10. Bukti Pembayaran Sertifikat Pendamping Ijazah

## 7.3 Ujian Skripsi

1. Skripsi yang telah disetujui pembimbing
2. Fotokopi BA Ujian Seminar Hasil
3. Persetujuan Rekomendasi Perbaikan Hasil (wajib bila keputusan Semhas = dengan revisi)
4. Bukti Pembayaran Ujian Skripsi dan Penggelaran
5. Fotokopi Bebas Akademik (0 kredit)
6. Fotokopi Bebas SPP
7. Fotokopi SK Judul-Pembimbing
8. Surat Keterangan Mengaji
9. Bukti Tanda Terima Jurnal
10. Lembar Konsultasi Komisi Pembimbing

## 8. Catatan Penting Operasional

1. Sidebar bersifat dinamis dari database menu; beberapa menu memiliki fallback otomatis di kode agar tetap muncul.
2. URL mahasiswa aktif menggunakan prefix `/mhs` (alias dari group `mahasiswa`).
3. Untuk kasus `REJECTED`, mahasiswa hanya mengunggah ulang dokumen yang ditolak.
4. BA Ujian dan Surat Yudisium adalah output final yang disiapkan Prodi (bukan upload manual mahasiswa).
5. Monitoring `Progress Tugas Akhir` dipakai untuk deteksi mahasiswa lancar/lamban/mandek lintas dokumen.

## 9. Lampiran Ringkas URL Cepat

1. Prodi BA Ujian: `/prodi/ba-ujian`
2. Kabag Validasi Ujian: `/kabag/validasi-ujian`
3. WD1 Penguji Ujian: `/wd1/penguji-ujian`
4. Dosen Form Penilaian: `/dosen/penilaian/{sempro|semhas|ujian}/{id}`
5. Mahasiswa Ujian: `/mhs/ujian`
6. Progress Tugas Akhir Prodi: `/prodi/monitoring-progres-dokumen`
7. Progress Tugas Akhir WD1: `/wd1/monitoring-progres-dokumen`