# Manual Penggunaan Sistem Thesis Management

Versi dokumen: 1.0  
Tanggal: 09 Maret 2026

Dokumen ini disusun berdasarkan implementasi aktual aplikasi pada repository ini (route, controller, dan view), untuk panduan operasional harian.

## 1. Tujuan Sistem

Sistem mengelola proses tugas akhir dari:

1. Pengajuan judul proposal
2. Penetapan pembimbing
3. Seminar proposal
4. Seminar hasil
5. Ujian skripsi
6. Dokumen akhir (BA Ujian Skripsi dan Surat Yudisium)

## 2. Peran Pengguna

1. `Admin` / `Super Admin`
2. `Staf Prodi`
3. `WD1`
4. `Ketua Bagian`
5. `Dosen`
6. `Mahasiswa`

Redirect login berbasis role:

1. `admin/super_admin` -> `/admin/dashboard`
2. `staf_prodi` -> `/prodi/dashboard`
3. `wd1` -> `/wd1/dashboard`
4. `ketua_bagian` -> `/kabag/dashboard`
5. `dosen` -> `/dosen/dashboard`
6. `mahasiswa` -> `/mhs/dashboard`

## 3. Prasyarat Sebelum Operasional

Wajib dicek oleh Admin:

1. Master data mahasiswa aktif: `/admin/students`
2. Master data dosen aktif: `/admin/dosen`
3. Master konsentrasi: `/admin/konsentrasi`
4. Master ruangan aktif: `/admin/ruangan`
5. Penugasan Ketua Bagian per konsentrasi: `/admin/ketua-bagian`
6. Aturan periode aktif per fase (`PROPOSAL`, `SEMPRO`, `SEMHAS`, `UJIAN`): `/admin/periode`
7. Template dokumen aktif: `/admin/template`
8. Data Dekan dan WD1 penandatangan: `/admin/dekan` dan `/admin/wakil-dekan-1`

## 4. Alur End-to-End

## 4.1 Pengajuan Judul Proposal

1. Mahasiswa login ke `/mhs/proposal`
2. Mahasiswa isi draft, submit proposal
3. WD1 review di `/wd1/judul` atau laporan di `/wd1/pengajuan-judul`
4. Jika disetujui, proses lanjut ke usulan/finalisasi pembimbing

## 4.2 Penetapan Pembimbing

1. Ketua Bagian usulkan pembimbing di `/kabag/pembimbing`
2. WD1 finalisasi pembimbing di `/wd1/pembimbing`
3. Sistem generate SK Pembimbing
4. SK dapat diakses:
   1. WD1: `/wd1/sk-pembimbing`
   2. Mahasiswa: `/mhs/proposal/sk-pembimbing/download`

## 4.3 Registrasi Seminar Proposal

1. Mahasiswa registrasi di `/mhs/sempro/create`
2. Ketua Bagian review di `/kabag/sempro`
3. WD1 review dokumen sempro + tetapkan penguji di `/wd1/penguji-sempro`
4. Prodi jadwalkan di `/prodi/jadwal-sempro`
5. Dosen input nilai di `/dosen/penilaian/sempro/{record_id}`
6. Ketua sidang final submit nilai
7. Prodi proses BA di `/prodi/ba-sempro`

## 4.4 Registrasi Seminar Hasil

1. Mahasiswa registrasi di `/mhs/semhas/create`
2. Ketua Bagian review di `/kabag/semhas`
3. WD1 tetapkan penguji di `/wd1/penguji-semhas`
4. Prodi jadwalkan di `/prodi/jadwal-semhas`
5. Dosen input nilai di menu penilaian
6. Ketua sidang final submit nilai
7. Prodi proses BA di `/prodi/ba-semhas`
8. Jika keputusan `DENGAN_PERBAIKAN`, dokumen `Persetujuan Rekomendasi Perbaikan Hasil` menjadi syarat pada registrasi Ujian Skripsi

## 4.5 Registrasi Ujian Skripsi

1. Mahasiswa registrasi di `/mhs/ujian/create`
2. Ketua Bagian validasi dokumen di `/kabag/validasi-ujian`
3. WD1 tetapkan penguji di `/wd1/penguji-ujian`
4. Prodi jadwalkan di `/prodi/jadwal-ujian`
5. Dosen input nilai di menu penilaian
6. Ketua sidang final submit nilai (termasuk bukti pelaksanaan)
7. Prodi input final BA Ujian + data Yudisium di `/prodi/ba-ujian`

Catatan implementasi saat ini:

1. BA Ujian tidak lagi diupload manual oleh mahasiswa sebagai proses akhir
2. Dokumen akhir BA Ujian dan Surat Yudisium digenerate/ditetapkan oleh Prodi
3. Setelah diproses Prodi, dokumen tampil untuk pihak terkait

## 5. Checklist Dokumen Mahasiswa per Tahap

## 5.1 Seminar Proposal (`/mhs/sempro/create`)

1. Surat Permohonan Ujian Seminar Proposal
2. Lembar Persetujuan Pembimbing
3. Bukti Pembayaran Ujian Proposal
4. Surat Keterangan Mengaji
5. Fotokopi SK Pembimbing-Judul
6. Lembar Konsultasi Komisi Pembimbing

## 5.2 Seminar Hasil (`/mhs/semhas/create`)

1. Surat Permohonan Ujian Seminar Hasil (opsional administratif)
2. Fotokopi BA Seminar Proposal
3. Persetujuan Rekomendasi Perbaikan Proposal (wajib jika hasil sempro `DENGAN_PERBAIKAN`)
4. Bukti Pembayaran Ujian Seminar Hasil
5. Surat Keterangan Telah Meneliti (opsional)
6. Surat Bebas Pustaka
7. Bebas Akademik 0 Kredit
8. Persetujuan Pembimbing
9. Lembar Konsultasi Komisi Pembimbing
10. Bukti Pembayaran Sertifikat Pendamping Ijazah

## 5.3 Ujian Skripsi (`/mhs/ujian/create`)

1. Skripsi yang telah disetujui pembimbing
2. Fotokopi BA Seminar Hasil
3. Persetujuan Rekomendasi Perbaikan Hasil (wajib jika hasil semhas `DENGAN_PERBAIKAN`)
4. Bukti pembayaran ujian skripsi dan penggelaran
5. Fotokopi bebas akademik (0 kredit)
6. Fotokopi bebas SPP
7. Fotokopi SK judul-pembimbing
8. Surat keterangan mengaji
9. Bukti tanda terima jurnal
10. Lembar konsultasi komisi pembimbing

## 6. Mekanisme Review Dokumen

Status review dokumen mengikuti tabel `proposal_document_reviews`:

1. `PENDING` -> menunggu review
2. `APPROVED` -> dokumen diterima
3. `REJECTED` -> wajib upload ulang dokumen terkait

Prinsip operasional:

1. Jika 1 dokumen ditolak, mahasiswa cukup perbaiki dokumen yang ditolak
2. Dokumen yang sudah approved tidak perlu upload ulang
3. Setelah upload ulang, status dokumen tersebut kembali ke menunggu review

## 7. Tugas per Role

## 7.1 Admin

Menu utama:

1. Dashboard: `/admin/dashboard`
2. Master data: mahasiswa, dosen, konsentrasi, ruangan
3. Penugasan Ketua Bagian
4. Template dokumen
5. Periodisasi
6. Workflow state/transition
7. Master Dekan dan WD1
8. User management dan role

## 7.2 Staf Prodi

Menu utama:

1. Proposal eligibility: `/prodi/proposal`
2. Registrasi tahap: `/prodi/sempro`, `/prodi/semhas`, `/prodi/ujian`
3. Jadwal: `/prodi/jadwal-sempro`, `/prodi/jadwal-semhas`, `/prodi/jadwal-ujian`
4. Berita acara: `/prodi/ba-sempro`, `/prodi/ba-semhas`, `/prodi/ba-ujian`
5. Monitoring: `/prodi/status`, `/prodi/mengulang`
6. Matriks beban dosen: `/prodi/matriks-beban-dosen`
7. Progress tugas akhir: `/prodi/monitoring-progres-dokumen`

## 7.3 WD1

Menu utama:

1. Dashboard: `/wd1/dashboard`
2. Pengajuan judul: `/wd1/pengajuan-judul`
3. Penetapan pembimbing: `/wd1/pembimbing`
4. SK pembimbing: `/wd1/sk-pembimbing`
5. Penetapan penguji:
   1. `/wd1/penguji-sempro`
   2. `/wd1/penguji-semhas`
   3. `/wd1/penguji-ujian`
6. SK penguji: `/wd1/sk-penguji`
7. Monitoring:
   1. `/wd1/beban-pembimbing`
   2. `/wd1/beban-penguji`
   3. `/wd1/laporan-pelaksanaan`
   4. `/wd1/matriks-beban-dosen`
   5. `/wd1/monitoring-progres-dokumen`

## 7.4 Ketua Bagian

Menu utama:

1. Dashboard: `/kabag/dashboard`
2. Usulan pembimbing: `/kabag/pembimbing`
3. Review sempro: `/kabag/sempro`
4. Review semhas: `/kabag/semhas`
5. Validasi ujian skripsi: `/kabag/validasi-ujian`
6. Dokumen akhir ujian: `/kabag/dokumen-ujian-final`

## 7.5 Dosen

Menu utama:

1. Dashboard dan ringkasan penugasan: `/dosen/dashboard`
2. Bimbingan dan approve/reject konsultasi: `/dosen/bimbingan`
3. Penilaian seminar/ujian: `/dosen/penilaian`
4. Dokumen akhir ujian: `/dosen/dokumen-ujian-final`

## 7.6 Mahasiswa

Menu utama:

1. Dashboard: `/mhs/dashboard`
2. Proposal: `/mhs/proposal`
3. Seminar proposal: `/mhs/sempro`
4. Seminar hasil: `/mhs/semhas`
5. Ujian skripsi: `/mhs/ujian`
6. Konsultasi:
   1. `/mhs/consultation-proposal`
   2. `/mhs/consultation-hasil`
   3. `/mhs/consultation-skripsi`
7. Upload/download dokumen umum: `/mhs/upload`, `/mhs/download`
8. Status progres studi: `/mhs/status`

## 8. Dokumen Akhir Ujian Skripsi

Dokumen akhir yang dipantau:

1. `BA_UJIAN`
2. `SURAT_YUDISIUM_MAHASISWA`

Akses pemantauan:

1. WD1: `/wd1/dokumen-ujian-final`
2. Ketua Bagian: `/kabag/dokumen-ujian-final`
3. Dosen: `/dosen/dokumen-ujian-final`
4. Prodi/WD1 monitoring lintas tahap: `/prodi/monitoring-progres-dokumen`, `/wd1/monitoring-progres-dokumen`

## 9. Monitoring Keterlambatan Progres

Menu progress dokumen memakai indikator:

1. `Lancar`
2. `Lamban`
3. `Mandek`

Tahapan dokumen yang dipakai untuk timeline:

1. SK Pembimbing
2. BA Sempro
3. BA Semhas
4. BA Ujian
5. Surat Yudisium

## 10. Panduan Troubleshooting Singkat

1. Data tidak muncul di tabel:
   1. Cek filter aktif (status, tahap, keputusan, keyword)
   2. Cek periode aktif untuk fase terkait
   3. Cek role user sesuai menu
2. Tombol proses tidak aktif:
   1. Cek prasyarat dokumen wajib sudah `APPROVED`
   2. Cek tahapan state workflow sudah sesuai
3. Dokumen final tidak tampil:
   1. Cek dokumen sudah masuk `proposal_documents`
   2. Cek tipe dokumen sesuai (`BA_UJIAN`, `SURAT_YUDISIUM_MAHASISWA`)

## 11. Catatan Pengembangan Dokumen

Rekomendasi lanjutan:

1. Buat versi PDF resmi dari dokumen ini
2. Tambahkan screenshot per menu per role
3. Tambahkan SOP waktu layanan (SLA) per tahapan
4. Tambahkan flowchart BPMN per modul